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# OTF Compliance 功能分析

这里的 `Compliance` 不是法律合规，而是门店运营和收入规则执行的合规。

所以它关注的是：

```text
门店有没有按照收入规则、会员规则、收费规则正常运营
```

它不是收入构成表，但会影响收入质量。比如免费课太多会稀释收入，late cancel 管理不好会影响收费纪律，退款太多会直接冲减 revenue。

## 1. Compliance Summary - West Harlem, June 2026

![OTF Compliance Summary - June 2026](/images/otf-compliance-summary-june-2026.png)

![OTF Compliance Summary explanation](/images/otf-compliance-summary-explanation.png)

官方解释图给出的字段口径是：

| Field                                    | 官方口径                                             | 说明                            |
| ---------------------------------------- | ------------------------------------------------ | ----------------------------- |
| Comp Workouts                            | 所有 comped workouts 的总和                           | 员工 comped workouts 不包含在这个总数里  |
| Comp Workouts as % of Active Member Base | 当月 comped workouts 总数 / 当月最新 active member count | 员工 comped workouts 也不包含在这个比例里 |
| Late Cancels                             | 所有 late cancels 的数量                              | 看的是 late cancel 事件数           |
| Refunds USD                              | 所有 item 或 membership revenue refund 的总和          | 看退款金额                         |
| Refunds % of Total Revenue               | 所有 refunds / net revenue                         | 看退款对净收入的侵蚀比例                  |

| Source                                   |         MTD |
| ---------------------------------------- | ----------: |
| Comp Workouts                            |          25 |
| Comp Workouts as % of Active Member Base |        2.1% |
| Late cancels                             |         553 |
| Refunds USD                              | US$2,893.42 |
| Refunds % of total revenue               |        1.5% |

June 2026 的整体结论是：

- 免费课比例稳定，不算异常。
- late cancel 数量很高，但比上月下降。
- refund 金额和 refund rate 明显低于去年同期，退款压力大幅改善。
- 这张表显示的问题不在 refund，而更可能在 late cancel 管理和免费课/规则执行的持续监控。

### 1.1 Comp Workouts 免费课

`Comp Workouts` 指免费/赠送课程数量. 按照官方解释图，`Comp Workouts` 是所有 comped workouts 的总和，但不包含 employee comped workouts。

`Comp Workouts as % of Active Member Base` 同样排除了 employee comped workouts。

June 2026 解读：

Comp workouts 数量比上月和去年同期都略高，但比例仍然只有 2.1%。这说明免费课不是 June 2026 最大的问题。

它需要关注，但不需要过度解读。更合理的判断是：

- 如果 comp workouts 是用于服务恢复、销售转化、活动体验，2.1% 可能是可接受水平。
- 如果 comp workouts 没有审批、没有原因记录、集中在少数员工或少数客户身上，就可能是运营纪律问题。

### 1.2 Late Cancels 临时取消

`Late cancels` 指会员临近上课取消、late cancel 或 no-show 后被系统记录的次数。按照官方解释图，这里统计的是所有 `Late Cancels` 的数量。

June 2026 解读：

Late cancels 是这张 Compliance 表里最值得关注的量。553 次说明门店有大量 late cancel / no-show 事件。虽然比上月少了 80 次，但仍然比去年同期多 38 次。

这类指标本身不一定都是坏事，因为 late cancel 多也可能说明：

1. 门店活跃会员多。
2. 课程预约量高。
3. 系统记录更完整。

但从运营角度看，它仍然需要追踪两个问题：

1. 是否按规则收取 late cancel fee。
2. 是否有一批会员反复 late cancel，影响教室容量和其他会员体验。

如果 late cancel 发生但没有收费，就会变成 Revenue Management App 里的 `Missed late cancel`，也就是收入回收或规则执行机会。

对 Retaintive 来说，late cancel 可以拆成两种产品动作：

| 场景                           | 可能的 task                         |
| ---------------------------- | -------------------------------- |
| late cancel 已发生，但 fee 没有收    | fee recovery / billing follow-up |
| 某会员反复 late cancel，影响体验或有取消风险 | retention task                   |

当前 Retaintive 9 类 task type 里没有专门的 `fee_recovery`，所以这类场景暂时更接近 `retention` 或 `renewal`，但未来可以考虑单独设计 billing / fee recovery 类 task。

### 1.3 Refunds 退款

`Refunds USD` 是退款金额。按照官方解释图，它统计的是所有 item 或 membership revenue 被 refund 的金额。

`Refunds % of total revenue` 是退款金额占 net revenue 的比例：

```text
Refunds % of total revenue
= Refunds USD / Net revenue
```

June 2026 解读：

Refund 是 June 2026 的正面信号。退款金额比上月低，比去年同期大幅降低。退款率也从去年同期的 6.5% 降到 1.5%。

这说明：

1. 退款对本月收入的侵蚀明显变小。
2. 去年同期可能有异常退款、系统调整、投诉处理、批量冲销或特殊事件。
3. June 2026 的 revenue quality 比去年同期更好。

但 refund 仍然不能只看总额，还应该看原因：

- 是会员取消导致的退款？
- 是 billing error？
- 是员工误操作？
- 是投诉补偿？
- 是课包或 HRM 退货？

如果退款集中在某类原因或某个 staff / product 上，它就不是单纯财务指标，而是运营流程问题。

## 2. Freeze Summary - West Harlem, June 2026

![OTF Freeze Summary - June 2026](/images/otf-freeze-summary-june-2026.png)

![OTF Freeze Summary explanation](/images/otf-freeze-summary-explanation.png)

`Freeze Summary` 看的是会员冻结状态。它不是直接收入表，但它会影响 recurring revenue、active recurring members、retention risk 和未来 churn。

官方解释图给出的字段口径是：

| Field                         | 官方口径                                           | 说明                          |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------- | --------------------------- |
| Active Freezes                | 月内最新日期处于 freeze 状态的 recurring members 去重数      | 当前月有 1 天 reporting lag      |
| Active Recurring Members      | 月内最新日期的 recurring members 去重数                  | recurring membership 基本盘    |
| % of Active Recurring Members | Active Freezes / Active Recurring Members      | 看冻结会员占 recurring member 的比例 |
| # of Active Freezes > 60 days | 月内最新日期，freeze 超过 60 天的 recurring members 去重数   | 长期冻结数量                      |
| % of Active Freezes > 60 days | # of Active Freezes > 60 days / Active Freezes | 长期冻结占全部冻结的比例                |

### 2.1 June 2026 Freeze Summary 数据

| Source                        |   MTD |
| ----------------------------- | ----: |
| Active Freezes                |    93 |
| Active Recurring Members      | 1,088 |
| % of Active Recurring Members |  8.5% |
| # of Active Freezes > 60 days |     5 |
| % of Active Freezes > 60 days |  5.4% |

June 2026 的整体结论是：

- 当前有 93 个 recurring members 处于 freeze。
- Active recurring members 是 1,088，所以 freeze rate 是 8.5%。
- 超过 60 天的长期 freeze 只有 5 个，占 active freezes 的 5.4%。
- 最大问题不是“长期冻结很多”，而是整体 active freezes 数量和比例比上月、去年同期都偏高。

### 2.2 Active Freezes

Freeze 本身不等于 churn，因为会员还没有取消；但它是 retention risk。长期看，如果 freeze 结束后没有回到正常 autopay，就可能转成 cancellation、downgrade 或流失。

### 2.3 Active Recurring Members 和 freeze rate

不能只看 active recurring members 增长。会员数多了是好事，但如果其中更高比例进入 freeze，实际可贡献 recurring revenue 的会员质量会下降。

### 2.4 Active Freezes > 60 days

长期冻结数量不大，只有 5 个，占全部 active freezes 的 5.4%。所以 June 2026 的 freeze 风险主要不是“很多人已经冻了超过 60 天”，而是“进入 freeze 的人整体变多了”。

但是长期 freeze 仍然值得单独跟进，因为超过 60 天的 freeze 更接近 inactive / churn risk。它们通常需要明确下一步：

- 是否准备恢复上课？
- 是否需要调整会员档位？
- 是否有健康、旅行、价格、体验问题？
- 是否应该转为 cancel save 或 win-back workflow？

## 3. 和 Revenue 的关系

### 3.1 Compliance 指标不会直接告诉我们 OTF 怎么赚钱，但它会影响 OTF 钱能不能守住。

和前面的 revenue model 对应关系可以分成两类：

1. **直接 revenue leakage**：本来应该收的钱没有收好，或者已经收的钱被退回。
2. **future recurring revenue risk**：现在还没有完全流失，但未来 Autopay / recurring revenue 可能受到影响。

| Compliance 指标              | 影响的 revenue 指标                                      |
| -------------------------- | --------------------------------------------------- |
| Comp Workouts              | 可能影响 One-time revenue、Prepaid usage、服务补偿成本          |
| Late cancels               | 影响 late cancel fee、class capacity、member behavior   |
| Missed late cancel         | 影响 One-time revenue 和 fee recovery                  |
| Refunds USD                | 直接冲减 revenue                                        |
| Refunds % of total revenue | 衡量退款对 net revenue 的侵蚀程度                             |
| Active Freezes             | 影响 recurring revenue continuity 和 future churn risk |
| Active Freezes > 60 days   | 长期 retention risk，可能需要 cancellation risk follow-up  |

June 2026 的图里，refund 已经明显改善，所以它不是最需要担心的问题。更需要关注的是 late cancels 仍然很高，以及这些 late cancels 里有没有 missed fee capture。这属于直接 revenue leakage。

### 3.2 Freeze Summary 指标

active freezes 从上月 60 增加到 93，freeze rate 从 5.3% 升到 8.5%。这不是当下退款或漏收，但它会影响 future recurring revenue continuity。如果 freeze 结束后没有恢复上课和付费关系，后续就可能变成 cancellation 或 churn。

## 4. 对 Retaintive 的产品意义

Compliance tab 对 Retaintive / Callytics 的价值在于：它提供了 revenue leakage、运营纪律和 freeze risk 信号。

可以把它转成四类产品能力：

### 4.1 Fee recovery

如果系统发现 late cancel 已发生但 fee 没有收，就可以生成 follow-up：

```text
trigger_reason: missed_late_cancel
task_type: retention 或 billing_recovery
objective: review late cancel fee handling and recover revenue if appropriate
```

这和 OTF Revenue Management App 里的 `Missed late cancel` 对应。

### 4.2 Refund monitoring

如果某个客户或某个产品出现异常退款，可以生成内部 review 或 customer recovery task：

```text
trigger_reason: abnormal_refund
task_type: retention
objective: understand refund reason and prevent churn or repeat issue
```

这里的重点不是追回退款，而是识别背后的投诉、服务问题、billing issue 或取消风险。

### 4.3 Comp workout governance

如果免费课过多，或者某个客户/员工重复出现 comp workout，可以生成 manager review：

```text
trigger_reason: repeated_comp_workout
task_type: retention 或 internal_review
objective: verify comp reason and prevent uncontrolled revenue leakage
```

当前 Retaintive 还没有 `internal_review` 这类 task type。如果坚持用现有 9 类，只有当 comp workout 和客户保留、投诉补偿、转化机会有关时，才适合归到 `retention` 或 `lead_follow_up`。

### 4.4 Freeze follow-up

Freeze Summary 非常适合转成 retention / renewal 类任务。如果会员进入 freeze、freeze 即将结束，或 freeze 超过 60 天，可以生成 follow-up。

可以设计成三类 trigger：

| Trigger            | 可能 task type                      | Objective                             |
| ------------------ | --------------------------------- | ------------------------------------- |
| freeze started     | `retention`                       | 理解冻结原因，确认回归计划                         |
| freeze ending soon | `renewal`                         | 帮会员恢复 recurring membership continuity |
| freeze > 60 days   | `cancellation_risk` 或 `retention` | 防止长期冻结转成取消                            |

示例：

```text
trigger_reason: freeze_ending_soon
task_type: renewal
objective: confirm return plan and restore recurring membership continuity
```

```text
trigger_reason: freeze_over_60_days
task_type: cancellation_risk 或 retention
objective: prevent long-term freeze from becoming cancellation
```

这类任务和 Revenue Management App 的 `Upcoming churn` 有关系，但更早。`Upcoming churn` 是未来 active paid contract 可能断掉；freeze follow-up 是在会员已经暂停关系时提前处理。Retaintive 如果能在 freeze 阶段介入，就有机会提前做 retention，而不是等会员已经取消后再 win-back。

## 5. 总结

June 2026 的 Compliance 状态可以概括为：

1. `Comp Workouts` 稳定，25 次，占活跃会员基数 2.1%，不是主要风险。
2. `Late cancels` 数量高，553 次，比上月下降但高于去年同期，是最值得继续追踪的运营纪律指标。
3. `Refunds` 明显改善，退款金额 US$2,893.42，退款率 1.5%，比去年同期 6.5% 好很多。
4. `Active Freezes` 明显上升，93 个，占 active recurring members 的 8.5%，这是 recurring revenue continuity 的风险。
5. `Active Freezes > 60 days` 只有 5 个，占 5.4%，长期冻结还不多，但需要单独跟进，避免变成 cancellation。
6. 这张表的核心不是解释收入来源，而是发现 revenue leakage、policy compliance、freeze risk 和运营执行问题。
7. 对 Retaintive 来说，Compliance 数据可以转化成 missed fee recovery、refund issue follow-up、comp workout review、freeze follow-up 等任务信号。